Protection des données et Déclaration de confidentialité

Nous sommes heureux de voir votre intérêt pour Fresenius Kabi SwissBiosim GmbH (« Fresenius Kabi ») et plus précisément pour la campagne Expression Days et le Projet Figure Art de Fresenius Kabi. La protection de la vie privée de nos patients, professionnels de la santé, fournisseurs, clients et partenaires commerciaux est importante pour nous. En tant que société de santé mondiale à l'ère numérique, les données constituent la pierre angulaire et le moteur de notre activité mondiale. Les données étant l’une de nos ressources clés, nous devons nous assurer qu’elles sont gérées et protégées de manière appropriée. Nous aimerions vous fournir les informations pertinentes sur la manière dont notre organisation intègre la confidentialité des données à ses opérations. Nous nous efforçons ainsi de garantir la conformité et la transparence et d’instaurer la confiance. Vous y trouverez également des informations sur la façon d’appliquer vos droits en tant que patient, professionnel de la santé, fournisseur ou client ou utilisateur du site internet.

1. Notre approche de la protection des données

Notre organisation en matière de confidentialité des données

Fresenius Kabi exploite un centre de compétences centrales en matière de confidentialité des données. Ce centre a mis en place un cadre de gestion de la confidentialité des données conforme à la norme ISO 29100 (Cadre de confidentialité pour la protection des informations à caractère personnel identifiables). Le centre de compétences vise à mettre en œuvre une méthode harmonisée et cohérente de traitement des données à caractère personnel dans toutes les entités de Fresenius Kabi. Il définit les stratégies, procédures et normes relatives à la confidentialité des données et fournit des outils et des processus aux employés ainsi que du matériel de formation et de sensibilisation. De plus, ce centre offre une expertise sur tous les sujets liés à la confidentialité des données.

Nos politiques de protection et de sécurité des données et les procédures et directives associées du traitement des données à caractère personnel créent une base uniforme pour une protection adéquate des données pour toutes les entités Fresenius Kabi.

Nos conseillers locaux en matière de confidentialité des données à caractère personnel soutiennent, depuis des diverses entités juridiques Fresenius Kabi, les directions locales dans leurs efforts de conformité. Pour ce faire, ils exécutent des analyses de risques et de conformité pour les différentes activités de traitement des données à caractère personnel. Avec ces évaluations, nous visons à intégrer les exigences de confidentialité dans la conception d’un processus ou d’un système.

Notre fournisseur de services informatiques interne, Fresenius Netcare, a mis en place un système de gestion certifié pour la sécurité des informations conformément à la norme ISO 27001 afin de fournir des normes de sécurité élevées pour les centres de données. Notre équipe mondiale de défense de la cybersécurité (CERT) identifie, évalue et répond aux incidents de sécurité et agit en tant qu’interlocuteur central pour les sujets liés à la sécurité.

Le contrôle de nos efforts de conformité est supervisé par notre la protection des données.

Notre Politique de Confidentialité des données

Notre politique de confidentialité des données définit les exigences à destination de nos collaborateurs lors de la collecte et du traitement des données à caractère personnel. Elle comprend un processus de l’évaluation des risques et de la conformité de toutes les activités de traitement introduites.

Pendant ces évaluations, nous nous assurons que tous les principes pertinents de protection des données ont été pris en compte lors de leur conception. Dans certains cas, une évaluation de l’impact de la protection des données peut être nécessaire avant de commencer l’activité de traitement correspondante.

Nous enregistrons les activités de traitement des données au sein de Fresenius Kabi dans le « Registre des Activités de Traitement ». Ce registre contient des informations essentielles pour se conformer aux lois sur la protection des données.

2. Comment nous utilisons vos données

Si vous interagissez avec nous, nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel tout en respectant les principes de protection des données. Cela signifie que nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel uniquement de façon légale, honnête, transparente et uniquement aux fins pour lesquelles elles sont collectées.

Déclaration de confidentialité pour les participants à Expression Days et au projet Figure Art

En tant que participants à Expression Days et à notre projet Figure Art, nous traitons vos données à caractère personnel afin de réaliser la campagne Expression Days et afin de préparer, remplir ou mettre en place le contrat de participation avec vous concernant la fourniture de la réalisation attendue mentionnée dans l’accord sur la participation à la campagne Expression Days.

Au point 4, « Déclaration de confidentialité sur les données des participants à Expression Days et au projet Figure Art », vous trouverez de plus amples détails sur le traitement de vos données à caractère personnel.

Déclaration de confidentialité à destination des utilisateurs du site internet

Si vous utilisez notre site internet, nous recueillons également des données vous concernant. La manière et la raison pour lesquelles nous le faisons sont décrites dans notre déclaration de confidentialité et dans notre déclaration sur les cookies.

3. Obtenez des informations sur vos données

En utilisant notre formulaire de contact sur la confidentialité des données vous pouvez demander des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, y compris, mais sans s’y limiter, l’origine et les destinataires de vos données et les finalités du traitement. Vous pouvez également demander à avoir accès à vos données ou à vous opposer au traitement de vos données. Si vos données à caractère personnel sont incorrectes, incomplètes ou non traitées conformément à la loi en vigueur, vous avez le droit de les corriger, de les supprimer ou de les bloquer. De surcroît dans certains cas, vous pouvez demander également de les transférer directement à une autre organisation (portabilité).

Si vous soumettez une demande, notre organisation de protection des données peut vous contacter pour obtenir des renseignements supplémentaires afin de confirmer votre identité et d’assurer une clarification rapide de votre question. Nous fournissons des informations gratuitement à moins que les demandes ne soient pas manifestement fondées ou soient excessives. Dans ce cas, nous pouvons facturer des frais.

Nous aspirons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois. Nous nous réservons le droit de prolonger ce délai dans le cadre de la recevabilité par la loi et vous informerons si tel est le cas. Veuillez ne pas introduire de demandes concernant une demande en cours de traitement.

Vous avez également le droit de déposer une plainte concernant la façon dont nous gérons vos données à caractère personnel avec notre Délégué à la protection des données. Pour en savoir plus sur la façon dont nous traitons votre demande veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité.

La sécurité de vos données est importante pour nous et nous avons fait des efforts importants pour nous assurer que vos informations à caractère personnel sont respectées et protégées.

4. Déclaration de confidentialité concernant Expression Days et données des participants du projet Figure Art

En tant que participant apprécié de la campagne Expression Days, Fresenius Kabi SwissBiosim GmbH (« nous ») recueillera et utilisera certaines de vos données à caractère personnel. La protection de votre vie privée est importante pour nous et nous aimerions vous informer sur la façon dont nous recueillons les données à caractère personnel, quel type d’information nous recueillons, ainsi que vous expliquez comment ces informations sont utilisées. Le traitement des données à caractère personnel par nous est régi par le règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD ») et d'autres lois en vigueur sur la protection des données.

Comment recueillons-nous vos données ?

Nous recueillons vos données à caractère personnel lorsque vous nous les fournissez en saisissant vos informations et en téléchargeant votre candidature par le biais du formulaire de soumission sur le site internet Expression Days. Les données ne sont recueillies qu’avec votre consentement, que vous donnez en cochant la case correspondante du contrat de participation lorsque vous soumettez votre œuvre d'art par le biais du formulaire de soumission sur le site internet Expression Days.

Ces données à caractère personnel, y compris les données sur la santé, communiquées par le biais du formulaire de soumission, reprennent votre nom complet, votre maladie, vos symptômes et sentiments, votre âge lors du premier diagnostic, votre âge lors de la candidature, votre adresse complète, votre adresse électronique, votre emploi, vos loisirs, associations de couleurs à votre état de santé, votre technique artistique préférée, votre œuvre, vos sentiments au sujet des symptômes et de vos parties du corps les plus touchées.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous les données ?

Nous recueillons et utilisons ces données, en prenant les mesures nécessaires pour protéger votre identité, aux fins mentionnées dans l’accord sur la participation au projet.

• Pour nous permettre de vous contacter en ce qui concerne la soumission de votre œuvre artistique et/ou questionnaire

• Pour rédiger une histoire courte à partir du matériau que vous aurez fourni, qui permettra aux bénéficiaires d’en savoir plus sur vous en tant que source représentée dans le projet Figure Art et de comprendre ce que c’est de vivre avec une maladie comme la vôtre ;

• Pour présenter et rendre publiquement accessible la brève histoire ainsi que l'œuvre créée aux visiteurs des différents événements/expositions jusqu’à la fin de 2025 à travers toute l’Union européenne, où se déroule la campagne Expression Days de Fresenius Kabi

• Pour utiliser la brève histoire conjointement avec l'œuvre lors des activités de couverture médiatique du projet Figure Art de Fresenius Kabi cette année et jusqu’à la fin de 2024 sur l’intranet de Fresenius Kabi et sur les sites internet de Fresenius Kabi https://www.fresenius-kabi.com/ et https://biosimilars.fresenius-kabi.com/ (y compris ses sous-sites nationaux)

• Pour vous contacter par courrier électronique avec des mises à jour régulières sur la campagne, si le consentement accordé par le biais de la boîte d’abonnement sur la page d’accueil du site internet.

Fondement légal du traitement

Nous traitons vos données à caractère personnel sur l’un des fondements juridiques suivants :

• Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire pour réaliser le contrat conclu entre vous et nous (art. 6.1 b du RGPD).

• le traitement de vos données à caractère personnel nous est nécessaire afin de nous conformer aux obligations légales, auxquelles nous sommes soumis, par exemple, à des lois sur la lutte contre le blanchiment d'argent, la douane et l'exportation, les exigences de sécurité de la chaîne d'approvisionnement, les exigences de suivi des produits, les exigences légales de divulgation et de notification ou les exigences de conformité similaires qui pourraient nous obliger à traiter certaines de vos données à caractère personnel (art. 6.1 c du RGPD).

• le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers, sauf lorsque ces intérêts sont remplacés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données à caractère personnel (art. 6.1 f du RGPD). Ces intérêts légitimes sont :

o Recueillir des informations sur la gestion des connaissances liées aux processus, produits et services internes ;

o Développement, optimisation et amélioration de nos produits et services ;

o Optimisation de la communication interne ;

o Optimisation de la gestion administrative ;

o Réalisation de travaux de recherche ;

o Gestion organisationnelle ;

o Gestion des risques : protection contre les risques financiers/de réputation, par exemple ;

o La maintenance de l'infrastructure informatique, la sécurité informatique, la garantie de l’assistance informatique, et la détection et la correction des erreurs, et

o Se conformer aux exigences légales en dehors de l'EEE.

Lorsque nous avons demandé votre consentement au traitement prévu de vos données à caractère personnel, votre consentement (art. 6.1a et art. 9.2a du RGPD). Vous pouvez toujours retirer votre consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout traitement ou à des finalités individuelles de votre choix. Le retrait du consentement n'affectera pas la légalité du traitement fait en fonction de votre consentement avant le retrait. Vous pouvez retirer votre consentement en envoyant un courriel à notre Délégué à laprotection des données.

Nous partageons vos données

Nous partageons vos données avec d'autres entités du groupe Fresenius afin de réaliser la campagne dans l'Union européenne, où se déroule Expression Days de Fresenius Kabi. Ces entités peuvent se trouver dans le monde entier dans les pays où le groupe Fresenius Kabi est actif (veuillez-vous reporter à la présentation des sites sur https://www.fresenius-kabi.com/entities). Les données ne seront partagées que dans les cas nécessaires. Nous nous adressons à d'autres sociétés, telles que les prestataires de services mandatés qui nous aident à réaliser la campagne, notamment afin de vous rendre le site internet disponible. Dans certains cas, ces sociétés ont accès à des parties ou à l’intégralité de vos données pour pouvoir effectuer les tâches décrites dans les contrats que nous avons conclus avec elles. Les organisations qui nous assistent sont :

• Avant le 25 novembre 2020 : Emotive (Agency) Ltd., 57 Rathbone Place, Holden House, Londres, W1T 1JU, Royaume-Uni, et
• Depuis le 25 novembre 2020 : Medicom Group Limited, précédemment Havas Life Medicom, Havas House Hermitage Court, Hermitage Lane, Maidstone, Kent, Angleterre, ME16 9NT (« Havas »).
• Vivid Atom Limited, The Old School House, Bridge Road, Hunton Bridge, Kings Langley, WD4 8SZ. Cette société assure la conception du site internet et le support technique pour le site.

Du fait que Havas et Vivid Atom ont leur siège social au Royaume-Uni, à savoir en dehors de l'Union européenne (UE)/Espace économique européen (EEE)/un pays désigné par la Commission européenne comme ayant un niveau adéquat de protection, les mesures de sauvegarde appropriées sont fournies au moyen de Clauses contractuelles standard qui ont été stipulées par la Commission européenne, et fixées entre Fresenius Kabi (responsable du traitement) et Havas (sous-traitant en dehors de l'UE).

Nous ne partageons pas ces informations avec d'autres sociétés, à moins que cela ne soit exigé par la loi.

Transferts internationaux de données

Nous pouvons transférer des parties ou l'ensemble de vos données à caractère personnel à des destinataires du groupe Fresenius et à d'autres entreprises, telles que les prestataires de services mandatés dans des pays qui ne sont pas membres de l'Union européenne ou d'entreprises internationales, aux fins énumérées ci-dessus.

La Commission européenne a déterminé un niveau adéquat de protection des données qui correspond au niveau de protection des données au sein de l'Union européenne pour les pays/organisations internationales suivants dans lesquels/lesquelles les entités Fresenius et d'autres entreprises sont établies : Argentine, Canada, Nouvelle-Zélande, Suisse ou Uruguay. En ce qui concerne ces transferts internationaux de données vers des pays tiers, pour lesquels la Commission européenne n'a pas déterminé un niveau adéquat de protection des données, nous avons fourni des garanties appropriées afin de sécuriser vos données à caractère personnel à un degré égal au niveau de protection des données dans l'Union européenne.

Ces garanties sont les suivantes :

• Clauses contractuelles types stipulées par la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir une copie de ces Clauses contractuelles types en ligne auprès de notre Délégué à la Protection des données, en utilisant les informations de contact fournies ci-dessous.

Combien de temps conservons-nous les données ?

En général, nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps qu'il est nécessaire pour réaliser les objets en vue desquels elles ont été collectées, à savoir la réalisation de la campagne Expression Day, ce qui comprend la présentation de vos demandes jusqu'à la fin 2025 sur le site Expression Days, ainsi que pendant la durée des périodes de conservation légale, si la loi prescrit des délais de conservations plus longs. Par la suite, vos données à caractère personnel seront effacées.

Demandes, demandes de renseignements et plaintes

En fonction de la situation, vous disposez des droits concernant vos données à caractère personnel suivants:

Droit à l’accès

Vous avez le droit de demander à tout moment des informations sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons.

Droit à la rectification de données incorrectes

Si vos données à caractère personnel sont inexactes, vous avez le droit de les corriger sans retard indu.

Droit à l'effacement

Dans certaines situations, vous avez le droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel. En particulier, vous pouvez nous demander d'effacer vos données à caractère personnel si :

• Elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées par un autre moyen,

• Les données à caractère personnel ont été traitées illégalement,

• Vous vous opposez au traitement et s’il n'y a pas de motifs légitimes impérieux pour leur traitement,

• Les données à caractère personnel doivent être effacées en raison de la conformité avec une obligation juridique dans la législation de l'Union ou des États membres à laquelle nous sommes soumis,

• Vous rétractez votre consentement sur lequel le traitement est fondé et s’il n'existe aucun autre fondement juridique pour le traitement.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d'obtenir de notre part des limitations du traitement, lorsque l'une des conditions suivantes s'applique :

• L'exactitude des données à caractère personnel est contestée par vous, le traitement sera limité pendant une période nous permettant de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel,

• Le traitement est illégal et vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et demandez la limitation de leur utilisation à la place,

• Nous n'avons plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement, mais vous êtes tenu de les garder pour établir, exercer ou défendre des actions juridiques

• Vous vous êtes opposé au traitement et la vérification que nos intérêts légitimes surpassent les vôtres est en cours.

Droit à la portabilité des données

Selon l'article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir une copie des données à caractère personnel vous concernant, que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Droit d’opposition

Conformément à l'article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant qui est basé sur notre intérêt légitime (art. 6.1 f du RGPD). Nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel à moins que nous ne démontrions des intérêts légitimes convaincants pour le traitement qui remplacent vos intérêts, vos droits et libertés, ou que le traitement sert à établir, exercer ou défendre des actions juridiques.

Dans tous les cas ci-dessus, veuillez contacter le Délégué à la Protection des données, en utilisant les informations de contact ci-dessous.

Droit de déposer une plainte

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle. L'autorité de contrôle responsable de Fresenius Kabi est :

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden

65189 Wiesbaden

Conditions requises pour fournir des données à caractère personnel

Vous devrez peut-être nous fournir vos données à caractère personnel dans le but de participer à la campagne Expressions Day. Si vous ne fournissez pas vos données à caractère personnel, vous ne pourrez peut-être pas participer à la campagne.

Prise de décision automatisée

Une prise de décision automatisée (art. 22.1, 2 du RGPD) se produit selon notre obligation de mener une procédure de contrôle des sanctions. Cela est parfois également nécessaire pour participer à la campagne Expressions Day. La conséquence de cette situation peut être le refus de la participation à la campagne.

Informations complémentaires pour les situations et les interlocuteurs spécifiques

Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel dans différents contextes, par exemple lorsque vous visitez notre site internet. Veuillez consulter les informations spécifiques sur le traitement de vos données à caractère personnel dans ces situations.

Si vous avez des questions concernant la protection des données à caractère personnel chez Fresenius Kabi, veuillez nous contacter à l’adresse

dataprotectionofficer@fresenius-kabi.com.

Responsable du traitement, représentant et interlocuteur

Responsable du traitement : le responsable du traitement et l'entité responsable pour le traitement des données à caractère personnel est :

Fresenius Kabi AG et ses filiales (« Fresenius Kabi »).

Une liste des filiales de Fresenius Kabi peut être consultée sur : https://www.fresenius-kabi.com/entities

Terre Bonne Business Park Route de Crassier 23 - Bâtiment A3, CH-1262 Eysins

www.fresenius-kabi.com

Téléphone : +41223076100

Courriel : biosimilars@fresenius-kabi.com

Le représentant de Fresenius Kabi SwissBioSim GmbH dans l'UE est :

Fresenius Kabi AG

Délégué à la Protection des Données

Else-Kröner-Strasse 1

61352 Bad Homburg

Allemagne

Téléphone: +49 6172 686 0

Courriel : communication@fresenius-kabi.com

Délégué à la protection des données :

Nous avons désigné un Délégué à la protection des données du Groupe. Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données pour toutes les demandes et questions concernant vos données à caractère personnel à l’adresse suivante :

Fresenius Kabi AG

Délégué à la protection des données

Else-Kröner-Straße 1

61352 Bad Homburg

Allemagne

Courriel : dataprotectionofficer@fresenius-kabi.com

Modifications apportées aux informations sur la protection des données

Étant donné que notre collecte et notre traitement de vos données peuvent changer au fil du temps, nous pouvons également modifier les informations sur la protection des données afin de toujours refléter correctement nos pratiques de traitement des données. Nous vous invitons à les consulter ponctuellement.